وترأست الاجتماع السيدة إيمان بدراوي كاهية مدير بالإدارة العامة للرياضة والسيدة هيفاء العرقوبي رئيسة المصلحة بإدارة الهياكل  وحضره ممثلين عن وزارات الدفاع والخارجية والداخلية والنقل والثقافة والسياحة والإدارة العامة لشرطة الحدود والمندوبية الجهوية للرياضة بولاية نابل والحماية المدنية.  
وجرى خلال الاجتماع بحث جميع النقاط والترتيبات المتعلقة باستضافة البطولات الثلاث ومهام الوزرات المعنية بتوجيه الدعوات لكبار الشخصيات واستقبال الوافدين إلى تونس وتسهيل دخولهم ومنحهم التأشيرات وتوفير وسائل النقل والخدمات الجيدة في الفنادق.  
وقدّم رئيس جمعية "الدارتس" توفيق العبيدي لمحة عن نشأة هذه الرياضة السياحيّة وتاريخ انضمامها إلى الاتحاد الدولي للعبة كعضو مؤقت بداية عام 2023 ثم كامل العضوية في شهر سبتمبر الماضي إلى جانب المشاركة في شهر مارس 2023 في البطولة العربية التي نظمتها  مصر بمدينة الأقصر والمشاركة في شهر يناير 2024 في النسخة الأولى للكأس العربية التي جرت في المنامة وتوجّت بفوز تونس بفئة الإناث بالميداليتين الذهبيّة والفضيّة .  
وأجاب رئيس الجمعية التونسية للدارتس ومدير البطولات د. فتحي المكوّر على أسئلة الحاضرين مع تقديم برنامج مفصّل للبطولات الثلاث وهي المهرجان العربي (كأس الشيخ طلال المحمد الصباح) والبطولة الإفريقيّة والدورة المفتوحة واستعراض مختلف اللجان التي تمّ تشكيلها بهدف الإعداد والتنظيم الجيد.  
وأعرب الجميع عن استعدادهم التّام لتقديم مساهمتهم الفعّالة والناجعة كلّ في إطار صلاحياته من أجل إنجاح هذه التظاهرة بما يعزّز سمعة تونس وحضورها عربياً ودولياً.
يذكر أن الاتحاد العربي للدارتس  كان قد وافق على إطلاق اسم الشيخ طلال المحمد الصباح الرئيس الفخري للاتحاد على  كأس المهرجان العربي الأول تقديراً لجهوده الكبيرة في دعم مسيرة الاتحاد.